【医師】履歴書用送付状の書き方と送付方法

送付状、添え状ってどういう時に必要？
送付状のテンプレートがほしい
送付時の封筒の書き方は？

医師の方々の中には、送付状という書類に馴染みのない方も多いのではないでしょうか。
今回は、上記のようなお悩みや不安をお持ちの医師の方へ、病院に履歴書を送付する際の注意点を解説していきます。
また、送付状のテンプレートと、ハサミで切り取って封筒に貼り付ける、宛名データのテンプレートを無料で用意していますので、ダウンロードしてご使用ください。

【テンプレートのダウンロードはこちら】

※履歴書、職務経歴書のデータと一緒になっています。
シート選択で、「送付状」「封筒貼付用宛名ラベル」を選んで使用してください。

送付状・添え状とは

送付状とは、書類を送付する際に一緒に同封する書類のことで、受け取る相手に以下を正確に伝えるという役割があります。

誰宛の書類なのか
誰からの書類なのか
目的は何か
送付する書類は何か

添え状や挨拶状とも言われています。
送付状の有り無しで採用の合否に大きく影響するということはあまりありませんが、第一印象を左右するものです。ビジネスマナーとして必ず付けましょう。

ただし、送付状は書類を郵送する際に必要な書類のため、面接時に持参し直接採用担当者に手渡しする場合は不要です。また、メールで履歴書データを送る場合も、メール本文が送付状の代わりになるため、別で作成する必要はありません。

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手書きでも構いませんが、パソコンで作成する場合は、A4サイズ1枚で印刷し、基本的には明朝体を使用するとより良いとされています。
また、手書きの場合は縦書きでも横書きでも構いませんが、パソコンで作成する場合は横書きが一般的です。

病院に送る送付状・添え状の書き方

送付状の書き方について、下記の順番で解説します。

日付
宛先
送り主
書類題名
本文
記書き

① 日付

日付は書類をポスト投函する日付を、一番上の行に右寄せで入力します。
一緒に送付する履歴書、職務経歴書の日付と揃えましょう。また、年号は西暦でも和暦でも構いませんが、こちらも履歴書、職務経歴書で統一させましょう。

② 宛先

宛先の病院名は、「医療法人 ○○会 ○○病院」のように法人名、病院名を略さず正式名称を入力しましょう。
送り先は求人情報に記載があると思いますので、担当者の名前が記載されている場合はその通りに記載し、名前の記載がない場合は、「採用ご担当者様」としましょう。

③ 送り主

誰からの書類なのかを明確にするため、ご自身の以下項目を右寄せで入力してください。

郵便番号
住所
連絡先
氏名

④ 書類題名

書類題名は、この送付状の題名なので、内容がわかれば何でも大丈夫ですが、今回のテンプレートでは、「応募書類送付について」という題にしています。

⑤ 本文

本文には決まりが3つあります。

拝啓で始まり、敬具で終わる
拝啓の後はスペースを1つ空けて、挨拶文から始める
書類を送った意図や、説明を入れる

履歴書を送る際の送付状の例文が下記です。参考にしてください。

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
　この度、貴院の求人情報を拝見し、ぜひとも応募したく下記書類をお送りいたしました。ご高覧のうえ、面接のご機会をいただきますよう宜しくお願い申し上げます。
敬具

挨拶文には季節を表す「時候の挨拶」と呼ばれる言葉を入れます。気候や季節の移り変わりを表す言葉で、相手の健康を気遣う意味があります。
上記例文には「時下」を使用しています。「時下」は年中使用できる、時候の挨拶の代わりになる言葉ですが、下記のようにその時期に合わせた挨拶を使用するとより丁寧で好印象を与えられます。

1月	初春の候　厳寒の候	7月	盛夏の候　猛暑の候
2月	立春の候　余寒の候	8月	残暑の候　立秋の候
3月	早春の候　春陽の候	9月	初秋の候　秋冷の候
4月	春暖の候　陽春の候	10月	仲秋の候　紅葉の候
5月	新緑の候　若葉の候	11月	晩秋の候　向寒の候
6月	初夏の候　入梅の候	12月	初冬の候　寒気の候

⑥ 記書き

中に封入する必要書類全てを箇条書きで記入してください。
「記」は行の中央に書き、最後は右寄せで「以上」と書きます。

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※履歴書、職務経歴書のデータと一緒になっています。
シート選択で、「送付状」「封筒貼付用宛名ラベル」を選んで使用してください。

封筒の書き方

履歴書を送付する際は、茶封筒は避け、白封筒を選ぶようにしましょう。
重要な書類は白い封筒というイメージを、採用担当者が持っている可能性があるためです。
封筒のサイズは、A4サイズが入る「角形2号」を使用してください。

送付状に記載したように、宛先の病院名は、「医療法人 ○○会 ○○病院」と正式名称を記入しましょう。
住所は都道府県から記入し、番地などはハイフンで省略せずに「○丁目○番地○号」のように記入してください。
病院名に「御中」を付けるか、例の画像のように「採用ご担当者様」を付けましょう。
宛先の下には中身がわかるよう、赤字で「応募書類在中」や「履歴書在中」と記入すれば、丁寧です。