【医師転職】履歴書をメールで送る方法

履歴書をメールで送る際の注意点が知りたい
履歴書をメールで送る際のメール本文の例文が見たい
履歴書データにはパスワードを付ける必要があるのかが知りたい

最近では、求職者にデータでの履歴書提出を依頼する医療機関が増えています。
データ提出の方が提出する側も何かと準備するものが減って、手間が省けるというメリットがあります。
今回は、上記のような不安や要望をお持ちの医師に向けて、履歴書をメールで提出する際の注意点やメール本文作成について解説します。

履歴書をメールで提出する際の注意点

履歴書は手書きではなくパソコンで作成する
WordやExcelではなく、PDFで提出する
履歴書・職務経歴書データにはパスワードを付ける
個人のメールアドレスから送信する

履歴書は手書きではなくパソコンで作成する

手書きの履歴書をスキャナーからPDFにすることは可能ですが、写真や文字が見えにくくなるというデメリットがあります。また、解像度を高くするとデータのサイズが大きくなり、添付するメールが重くなってしまいます。

パソコンで作成した方が、修正が必要な際も簡単に修正でき、複製も簡単で便利です。メリットが多いため最近ではデータで作成する方の方が多くいます。

手書きの方が誠意が伝わると言われていた時代もありましたが、最近はどちらでも選考結果には影響しないと考えて問題ないでしょう。

データで作成する際は、「医師転職お役立ちnavi」監修の履歴書・職務経歴書フォーマットがございますので、是非ご活用ください。無料でご利用いただけます。

【テンプレートのダウンロードはこちら】

※エクセル形式のデータで、「履歴書」「職務経歴書」「送付状（履歴書送付用）」「封筒貼付用宛名ラベル」の4つのシートに分けられています。シートを選択してご使用ください。

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WordやExcelではなく、PDF形式で提出する

上記リンク先からダウンロードしていただいたExcelのテンプレートから、履歴書を作成しPDFに変換してメールに添付しましょう。

PDFに変換する方法は、以下の通りです。

エクセルデータの「ファイル」をクリック
「名前を付けて保存」をクリック
ファイル名の下に表示されている「ファイルの種類」の「Excel ブック (*.xlsx)」をクリック
プルダウンより「PDF (*.pdf)」を選択
「保存」をクリック

※ファイル名は「20230101_履歴書_メッドアイ太郎」（日付_履歴書_氏名）等、受け取る側が分かりやすいように設定することが重要です。
日付は提出日にし、履歴書と職務経歴書に入力した日付と統一させましょう。

履歴書データにはパスワードを付ける？

履歴書には個人情報が多く記載されています。セキュリティの観点や、ビジネスマナーとしても、パスワードをかける方が一般的です。

パスワードの設定は、PDFの機能や圧縮ソフトなどのツールを利用すれば可能です。

事務職などの職種の応募で、企業に履歴書をデータ提出する際は、個人情報の取り扱いに対する意識が評価に繋がる可能性があります。そのため、パスワードを設定することの方がより適切です。

しかし現状医師の場合は、パスワード設定の有無で評価が変わることは少ないでしょう。
特にセキュリティが気にならない場合で、応募先からの指定がない場合は、自分の判断でパスワードを設定せずに送信してもさほど問題ないと言えるでしょう。

個人のメールアドレスから送信する

メールを送信する際は、現勤務先のメールアドレスからではなく、個人のメールアドレスから送信しましょう。

現勤務先のメールアドレスは現勤務先での業務範囲内で使用するためのものです。
在職中であっても、現勤務先から紹介された医療機関に応募する場合等以外では使用しないようにしましょう。

GmailやYahooメールなどのフリーアドレスで問題ありませんが、受信設定により応募した医療機関からの返信が受信できない場合があります。送信前に受信設定を確認することが大切です。

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メール本文の書き方と例

【件名】

【履歴書・職務経歴書添付】内科医師募集応募の件　メッドアイ太郎（氏名）

【本文】

○○法人○○会
○○病院
○○課　○○ 様

お世話になっております。
内科医師募集の件で先日○○様とお話をさせていただきました、
メッドアイ太郎（氏名）です。

ご依頼いただいておりました履歴書と職務経歴書を添付致します。
ご査収の程、よろしくお願い致します。

（【ファイルにパスワードを設定している場合】
なお、応募書類にはパスワードを設定しております。
追ってパスワードをお送り致しますので、
ご確認の程、よろしくお願い致します。）

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
一度、面接のご機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い致します。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
メッドアイ　太郎
〒＊＊＊-＊＊＊＊
✕✕県✕✕市✕✕町＊丁目＊番＊号
メッドアイハイツ ✕✕✕号室
TEL : 090-＊＊＊＊-＊＊＊＊
Mail : ✕✕✕✕@✕✕.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

件名

件名作成の注意点は、「誰から、どんな内容のメールなのか」が受け取る相手にはっきり伝わるように入力することです。
採用担当者のメールボックスに沢山のメールが毎日届くということを想定し、他のメールに埋もれないよう分かりやすく件名を作成することがポイントです。

また、履歴書や職務経歴書を添付していることが分かるようにすると丁寧でしょう。

本文

本文にはまず、宛先を入力します。宛先には、応募先の医療機関名、担当者の所属部署（分かれば）、担当者名を全て正式名称で入力しましょう。

担当者名を聞き洩らした場合等で分からない場合は、「採用ご担当者様」と入力してください。

今回のメールの例文は、事前に採用担当者とメールや電話でやり取りをし、履歴書をメールで送るよう指示された場合を想定しています。
ホームページの求人情報や採用情報サイト等を見て初めて連絡する場合は、挨拶文を以下のように書き換えてください。

お世話になります。
貴院（貴社、貴クリニックなど）のホームページで内科医師募集の情報を拝見し、
是非応募したく、初めてご連絡をさせていただきます。
メッドアイ太郎と申します。

何を見てどういった意図でメールをしているのかをはっきりさせた上で、初めての連絡であることを明記しましょう。

用件は上記例文のように簡潔に分かりやすく入力します。
ビジネスメールでは基本的に適度な改行が必要です。
全角で20～30文字程度の、意味の切れ目で改行するようにしましょう。

PDFファイルのパスワードを送る場合は、パスワードのみを追って別メールで連絡しましょう。（パスワード用のメール例文は以下でご紹介します。）

最後は署名としてご自身の情報を記載するのが一般的です。
本文との間は「＝」などの記号で区切り、以下の項目を入力します。